¿Cómo se puede convertir un documento de formato tradicional a un PDF? La tecnología moderna permite a los usuarios tener una gran cantidad de herramientas a su disposición para mejorar la calidad de sus documentos. Por esta razón, a continuación, se explican paso a paso los métodos que se pueden usar para convertir un documento a formato PDF.
Convertir un documento a formato PDF puede parecer una tarea difícil, pero nos complace decir que no es así. De hecho, cualquiera puede hacerlo con la ayuda de herramientas como Adobe Acrobat, uno de los programas de procesamiento de documentos más recientes.
Esta tecnología es compatible con la mayoría de formatos y tipos de documentos, y permite a los usuarios convertir documentos de Windows, Mac y Linux a PDF. Esta guía paso a paso explica exactamente cómo realizar esta tarea.
1. ¿Qué es un PDF?
Un Adobe Portable Document Format, mejor conocido como PDF, es un formato de archivo para la presentación de documentos independiente de la aplicación utilizada para su creación. Está diseñado para preservar su contenido de formato, formato de página, gráficos y objetos predefinidos. Es comprimido y optimizado para su uso como archivo digital.
Los archivos PDF se usan a menudo para enviar documentos electrónicos que se pueden leer en computadoras de escritorio, laptops, tablets y teléfonos inteligentes. Algunas personas también lo usan para la presentación de documentos profesionales, como cartas de aplicación y curriculums.
Adobe Acrobat Reader es un programa gratuito que se necesita para abrir y leer archivos PDF. Está disponible para Windows, Mac OS, Android e iOS. Si se quieren crear archivos PDF, se pueden hacer con programas de terceros, como Adobe Acrobat Pro DC, OmniPDF y PDF Creator. Algunos procesadores de palabras también le permiten guardar documentos en formato PDF.
2. ¿Por Qué Convertir a PDF?
Los archivos PDF son el formato de documento más utilizado hoy en día para compartir contenido. Esto significa que muchas personas necesitan convertir archivos como Microsoft Word, Excel, HTML y muchos otros a PDF. Aquí hay algunas razones por las que debe convertir a PDF:
- Impresión: Los archivos PDF pueden imprimirse sin preocuparse de que todos los elementos gráficos y de formato sigan intactos.
- Compartir: compartir archivos PDF es más seguro y más sencillo. El contenido se mantiene fiel al origen compartiendo solamente el archivo PDF.
- Modificaciones: Cuando un documento necesita ser modificado con la misma configuración de formato, PDF es el mejor formato para compartir.
Los archivos PDF son resistentes a la modificación no autorizada y ofrecen una seguridad adicional a su contenido. Esto significa que el contenido que se compartirá permanecerá seguro, sin importar con quién se comparta. Además, los archivos PDF permiten comprimir archivos grandes, lo que los hace más fáciles de enviar y almacenar. Puede convertir cualquier tipo de archivo a PDF con ayuda de programas gratuitos o de pago.
Una vez que haya convertido el archivo a formato PDF, puede compartirlo con unos pocos clics. La conversión de varios archivos también es fácil con aplicaciones como Adobe PDF Converter. Esta aplicación permite convertir una gran variedad de archivos, como docx, xlsx, pptx, html y muchos más en un solo paso. Esto lo hace ideal para los usuarios que necesitan compartir una gran cantidad de documentos en PDF.
3. ¿Cómo Crear un PDF?
Con la llegada de la actualización de Windows 10, la versión 1903, descubrimos una novedad: la applicación Pantalla para Imprimir, destinada a simplificar la creación de documentos en formato PDF. Esta herramienta es particularmente útil para convertir documentos en diferentes formatos a PDF.
En primer lugar, necesitamos abrir la aplicación Pantalla para Imprimir. Para esto podemos elegir entre abrir la aplicación directamente haciendo click en el botón Inicio – Windows System – Pantalla para Imprimir o abrir un documento desde la app que queramos convertir y elegir Archivo – Imprimir. Una vez abierta de esta manera la Pantalla para Imprimir, en la parte inferior se mostrará la sección Imprimir como PDF, y clickeando en ella podremos elegir el nombre y ubicación de destino de nuestro documento al guardar.
También se pueden descargar programas independientes que nos permitan crear archivos en formato PDF, como PDF Creator o PDF Architect. Estos programas vimos que soportan la conversión de diferentes formatos, como Word, Power Point, Excel, Imágenes y los Convertidores de PDF en línea. Por último, si estamos utilizando la última versión de Adobe Reader, existe la opción de guardar cualquier documento en formato PDF, tanto en la versión Online como en la versión de escritorio.
4. ¿Cómo Convertir un Documento a PDF?
Convertir un documento a PDF es sencillo si se usan los recursos adecuados. En la actualidad, hay numerosas herramientas eficientes y gratuitas para ayudar a los usuarios a convertir documentos de un formato a otro, sin complicaciones. Estas herramientas se pueden usar desde un ordenador, un tablet o una versión móvil, para garantizar un proceso profesional y seguro para todas las conversiones.
Por ejemplo, la herramienta SmallPDF se puede utilizar para convertir cualquier documento en formato PDF. También permite a los usuarios transformar cualquier documento a formato Word en línea. Además, la herramienta DocuSign permite convertir archivos PDF a otros formatos, como HTML, Word, Excel y más. Asegura a los usuarios que la conversión sea lo más completa posible.
Para convertir un documento a PDF, los usuarios pueden seguir varios pasos sencillos:
- Seleccionar el documento que se desea convertir.
- Escoja una herramienta para completar la tarea.
- Subir el documento a la herramienta seleccionada.
- Espere a que el archivo se convierta.
- Descargar el archivo en formato PDF.
Es importante tener en cuenta que algunas herramientas pueden ofrecer más funcionalidades, como la opción «conversión a varios archivos» y la opción de «conversión a HTML», que generalmente están disponibles en la versión de pago. Estas características añaden valor a los usuarios y le otorgan el control necesario para que el documento pueda verificarse y compartirse de manera segura.
5. Herramientas y Servicios en Línea para Convertir a PDF
SmallPDF es un servicio en línea gratuito que facilita la conversión de casi cualquier formato de archivo a PDF. Esta herramienta es útil para los usuarios porque es una forma segura, fácil y rápida de convertir y compartir documentos dentro y fuera de su organización. Esta herramienta es fiable y seguridad gracias a la implementación de un cifrado sólido en el servidor.
Uno de los mayores beneficios de usar SmallPDF es la capacidad de editar los archivos PDF resultantes. Ofrece herramientas de edición básicas que permiten al usuario realizar ajustes menores a los documentos convertidos. Puede aplicar recortes, agregar marcas de agua, reemplazar el texto, combinar archivos, convertir archivos PDF a archivos Word, Excel o Powerpoint, entre otras herramientas útiles.
SmallPDF puede ser usado como una extensión del navegador, sin embargo, para obtener un mejor rendimiento se recomienda descargar la aplicación móvil o desktop. Esta última ofrece la misma funcionalidad que la versión en línea, además de almacenar archivos localmente y funcionar completamente sin conexión.
6. Compresores de Archivos para Reducir el Tamaño de un PDF
Compresores de archivos como solución para reducir el tamaño de un PDF. Reduce el tamaño de tus archivos PDF para liberar espacio en tu dispositivo y enviar y recibir los archivos PDF con mayor facilidad. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Descarga un compresor de archivos desde Internet. Estas herramientas, como WinZip, Lomapse, 7-Zip y IZOFs, te permiten comprimir y extraer archivos en formatos comprimidos, como .zip, .rar, .tar, .7z. Solo tienes que instalar el programa y buscar el PDF que quieres comprimir.
2. Selecciona el archivo PDF del que quieres reducir el tamaño. Algunos programas como WinRar, The Unarchiver y 7-Zip te permiten arrastrar y soltar el archivo dentro de la herramienta para comenzar el proceso de compresión.
3. Elige la cantidad de compresión. En esta etapa varía según el programa que hayas descargado, puedes determinar qué tan comprimido quieres que quede el archivo. Esto depende del programa que estés usando para este proceso, en algunos compresores es posible elegir la cantidad necesaria de compresión para que se ajuste a las necesidades de tu archivo.
7. Beneficios Principales de Convertir a PDF
La conversión a PDF ofrece varias ventajas. La primera de ellas es su facilidad de compartir. Al convertir tus documentos a formato PDF, los puedes enviar de manera segura a cualquiera sin preocuparte por si el enlace del archivo se rompe. Esto es especialmente útil para aquellos archivos demasiado grandes como para adjuntarlos fácilmente a un correo electrónico. Además, debido a que el formato PDF es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, no hay necesidad de comprimir el archivo para enviarlo a través de la web.
También hay una ventaja de seguridad al convertir archivos a PDF. Los documentos PDF son altamente seguros debido a que contienen una capacidad de encriptación muy robusta, lo que significa que los archivos se mantendrán a salvo de ser modificados por personas no autorizadas. Esto preserva la integridad de los datos, ayudándote a proteger tus documentos y tus empresas.
La conveniencia también es otra ventaja de la conversión de documentos a PDF. El formato PDF ofrece la posibilidad de conservar en un mismo archivo diferentes tipos de contenido, como textos, imágenes, links y vídeos, lo que te permite consolidar todos tus documentos en un único archivo fácil de compartir y administrar. Además, el hecho de que los archivos PDF puedan ser leídos con un lector gratuito hace que resulten ideales para su difusión entre un gran conjunto de personas.
Convertir documentos de distintos formatos a PDF puede resultar complicado o laborioso, sin embargo con el conocimiento y herramientas adecuadas, toma unos pocos minutos y simplifica enormemente el proceso. La capacidad de convertir archivos y mantener su formato original es una habilidad fascinatinge útil para una variedad de situaciones, ya sea para compartir documentos en línea, para uso profesional, o para guardar trabajo con el propósito de backup. Por lo tanto, es importante comprender cómo se puede convertir un documento a PDF para evitar el desorden de varios formatos y disfrutar de los beneficios de un único formato estandarizado.
