El formato de archivo PDF se ha convertido en el estándar de facto para compartir documentos . En los últimos años, el uso de este formato se ha popularizado en todas las áreas de la vida, ya que ofrece la característica de preservar los contenidos de un archivo tal como son, sin importar si se abre desde un dispositivo móvil, PC, tablet o una aplicación. Por eso, muchas personas quieren aprender a cómo pasar un documento a PDF. Para ello, existen distintas formas de lograr esta tarea según el método que se use. Aquí te explicaremos algunas muy sencillas para que puedas conseguir tu objetivo.
1. Entendiendo Qué es un Documento PDF
Un documento PDF es un formato de archivo utilizado para mostrar el contenido de un documento, como texto, imagen o sonido, de una forma que mantiene su apariencia y contenido original independientemente del dispositivo en el que se vea. Esto significa que los documentos PDF se pueden ver y imprimir con una amplia variedad de programas y dispositivos, tales como computadoras, teléfonos inteligentes y tabletas. Estos archivos se caracterizan por ser compactos y más seguros que otros formatos de archivo como DOC o TXT, lo cual explica su creciente popularidad. ¿Cómo se crea un Documento PDF?
Hay varias formas para crear un Documento PDF. Dependiendo de la aplicación utilizada para crear el documento original, un usuario puede emitir una impresión y elegir una opción que le permita guardarlo en formato PDF o bien utilizar alguna de las siguientes herramientas:
- Herramientas de conversión como Smallpdf o Gonitro, que permiten convertir una variedad de archivos, como Word, Excel, PowerPoint, imágenes, entre otros, en los formatos deseados. Estas herramientas son prácticas y fáciles de usar, permitiendo, en algunos casos, convertir varios documentos de forma simultánea.
- Programas de escritorio para editar, crear y administrar documentos PDF, como Adobe Acrobat Reader, el cual ofrece muchas características avanzadas y que se puede descargar gratuitamente. Estas herramientas ofrecen usualmente herramientas complejas para la edición de los PDF y permiten agregar texto, gráficos, formularios o sellos para firma digital.
- Programas de escritorio y servicios en línea como PDFescape, el cual ofrece una versión gratuita que no necesita instalación y cuenta con editores en línea para editar documentos PDF. Esta herramienta permite también rellenar formularios en línea y agregar texto, gráficos y marcas de agua.
Es importante mencionar que los Documentos PDF son cada vez más populares, lo cual permite compartir fácilmente contenido estandarizado sin perder información importante. Esto hace que los documentos PDF sean muy versátiles, al igual que los programas que permiten crearlos.
2. Los Beneficios de Pasar un Documento a PDF
Los archivos PDF son leídos y abiertos por la gran mayoría de los sistemas, por lo que son la herramienta ideal para la intercambio seguro de documentos importantes. Al pasar un documento a PDF, estará seguro de que se mostrará a todos de la misma forma, independientemente de la computadora desde la que se abra. Esto trae muchos beneficios y el presente artículo los explicará detalladamente.
Primero, al pasar un documento a PDF, uno tiene la garantía de que se verá exactamente como fue diseñado. La usabilidad de los archivos PDF también hace mucho más fácil abrirlos con diferentes programas de computadora. Al hacerlo, también hay la certeza de que cualquiera que ese documento será leído de la misma forma.
Además, los archivos PDF también ayudan a ahorrar espacio. Si un documento se envía como archivo PDF, será mucho más pequeño en tamaño. Esto es útil, especialmente cuando se envían documentos por correo electrónico. Además, muchas veces está prohibida la distribución de archivos de cierto tamaño, por lo que pasar un documento a PDF facilita que se envíen más fácilmente.
Finalmente, los archivos PDF también tienen una mayor seguridad comparada con otros archivos. Esto es especialmente importante si estamos hablando de documentos conteniendo información sensible. El contenido de los archivos PDF no puede ser modificado, lo que los hace una herramienta efectiva para enviar información confidencial.
En conclusión, pasar un documento a archivo PDF ofrece muchos beneficios y es particularmente útil para intercambiar documentos importantes o compartir documentos con información sensible.
3. Los Pasos Para Pasar un Documento a PDF
La conversión de documentos a formato PDF es un proceso sencillo y rápido. Hay muchas opciones según tus necesidades, desde sencillas aplicaciones en línea hasta servicios especializados. Aquí tienes los pasos a seguir para pasar un documento a PDF:
- Utiliza una herramienta en línea. Si ya tienes el archivo que deseas convertir almacenado en Dropbox o Google Drive, o incluso en tu computadora, hay programas en línea que te permiten pasarlo a PDF sin necesidad de descargar y usar un programa en tu computadora. Es una excelente alternativa para los menos experimentados en cuanto a la manipulación de documentos.
- Usa una herramienta instalada en tu computadora. También hay programas especializados que instalas en tu computadora para poder realizar la conversión. Si el documento que deseas pasar a PDF no supera los 5 MB, esta es una buena alternativa. Algunos ejemplos de estos programas son Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word, PDF Expert.
- Otra alternativa es utilizar una impresora PDF. Esta es una opción útil para aquellos que desean obtener varias versiones de un documento. Esta herramienta te permite seleccionar la impresora y especificar la configuración deseada.
Otra forma de pasar documentos a PDF es creando un documento nuevo en un programa como Microsoft Word, y luego guardarlo como archivo PDF. Esta es una excelente opción si el archivo que deseas convertir es un documento de texto plano, ya que así evitarás problemas de formato. Es importante tener en cuenta que cualquier cambio realizado en el documento luego de guardarlo debe ser hecho nuevamente para poder obtener un nuevo archivo PDF, ya que no se puede pasar un archivo ya convertido a PDF a otro formato desde el mismo archivo.
4. Comprender Los Formatos de Documentos Soportados
La mayoría de programas informáticos, como los procesadores de textos, hojas de cálculo y bases de datos, existen desde hace varias décadas. Muchos de ellos permiten crear archivos de documentos digitales con formatos particulares, pero casi todos los programas informáticos más recientes soportan los mismos formatos estándares. Para , uno debe primero entender qué hay detrás de estos diferentes formatos.
El formato de documento más conocido es el formato de archivo de sistema de documentos interactivos (PDF), un formato binario ampliamente aceptado que recoge muchos elementos esenciales de un documento, como texto, imágenes, gráficos y otro contenido multimedia. Este formato fue creado por la empresa Adobe Systems para permitir a los usuarios compartir archivos de forma segura sin preocuparse de cómo se verían una vez que se descargaran. Los archivos PDF pueden comprimirse para reducir el tamaño y facilitar su transporte a través de canales digitales.
Un segundo formato de documento popular es el archivo de documento de procesador de textos (DOC). Estos archivos se encuentran más comúnmente al usar programas como Microsoft Word o OpenOffice Writer. Estos documentos contienen elementos como texto, imágenes, gráficos y contenido multimedia, igual que los PDF, pero tienen la diferencia de que los archivos DOC se pueden editar después de su creación. Los archivos DOC se guardan como archivos binarios, lo que significa que tienen un tamaño mayor que los archivos PDF y no se pueden comprimir.
5. Descrybiendo Los Programas Que Actúan Como Conversores de Documentos
Los programas conversores de documentos como Acrobat Pro DC, Nitro Pro, Wondershare PDFelement, entre otros ofrecen la posibilidad de convertir una amplia variedad de archivos a formato PDF. Además, estos programas permiten crear contenido en formato PDF desde cero, abarcando gráficos, textos, imágenes y otro contenido multimedia.
Este tipo de software ofrece diversas opciones para manipular los archivos PDF, como:
- Herramientas de edición para modificar el texto, gráficos, imágenes y marcas de agua.
- Facilidades para firmar documentos electrónicamente y añadir protección.
- Conversión de múltiples formatos a PDF.
Los mejores programas están diseñados para ofrecer funcionalidades completas a los usuarios. Por ejemplo, Wondershare PDFelement garantiza espacios de trabajo intuitivos en los que se permiten tareas como compartir los contenidos por correo electrónico, realizar búsquedas en el documento, rellenar formularios o usar otras herramientas avanzadas.
6. Cómo Usar un Conversor Online para Pasar a PDF
1. ¿Cómo funcionan los convertidores de PDF?
Un conversor de PDF es una herramienta en línea o un programa que permite convertir formatos de archivos comunes, como Word, Excel, Powerpoint, JPG y otros, a PDF. Esta conversion es instantánea. Estos convertidores utilizan tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres para permitir a los usuarios editar archivos de imagen, combinarlos en un solo archivo PDF y crear archivos PDF desde la línea de comandos. Además, la mayoría de ellos son gratuitos.
2. ¿Qué tipo de Conversor usar?
Existen muchos conversores de PDF en línea que los usuarios pueden usar para convertir sus archivos. La mayoría ofrecen varias características útiles, lo que hace que sea difícil determinar cuál es el mejor. Uno de los mejores convertidores en línea es PDFBear. Esta herramienta es fácil de usar, ofrece conversiones de alta calidad y no tiene restricciones de tamaño.
3. Cómo usar el Conversor de PDF
Usar un Conversor de PDF es muy fácil. Primero, hay que subir o arrastrar el archivo al convertidor. Después, el usuario tendrá que seleccionar el formato del archivo desde el que quiere convertir. PDFBear le dirá entonces cuánto tiempo tardará en hacer la conversión del archivo. El usuario puede entonces descargar el archivo convertido en PDF al terminar la conversion. Después, el usuario tendrá la opción de compartir el archivo si lo desea.
7. Consideraciones Importantes Al Pasar Documentos a PDF
1. Elija los Programas para Crear PDF
Antes de empezar a pasar documentos a PDF, el usuario debe elegir el programa apropiado para su computadora. Hay varias herramientas disponibles, algunas gratuitas y otras pagadas, tales como Adobe Acrobat Professional, Nitro PDF Reader, Soda PDF y PDF Architect. El usuario debe elegir la herramienta que mejor se ajuste a sus necesidades.
2. Guarde la Versión Original
Es recomendable que el usuario mantenga una versión original del documento, ya sea en formato Word u otro. Esto sirve como referencia a la hora de hacerle cambios, editar y actualizar. Almacenar la versión anterior de un archivo PDF puede ser imposible sin el programa original con el que fue creado.
3. Monitoree los Cambios Realizados
Además, los usuarios deben monitorear los cambios realizados en el documento, con el fin de asegurarse de que los efectos deseados se hayan implementado. Esto es especialmente importante cuando se trata de documentos legales. El monitoreo de cambios permite al usuario ver lo que cambió en el archivo cada vez que se edita.
Con la disponibilidad de programas y plataformas de edición de documentos hoy en día, la conversión de un documento a formato PDF ya no es una tarea imposible. Es importante recordar que opciones como Adobe Acrobat proporcionan herramientas avanzadas, mientras que otros sistemas divulgados en línea pueden ofrecer opciones para aquellos con un presupuesto reducido. Sea cual sea la decisión, el cambio de un documento a formatos PDF es una práctica ampliamente utilizada y cada vez más necesaria para mantener los documentos en perfectas condiciones.
