Los documentos PDF son extremadamente útiles al compartir contenido con otros usuarios. Escrito en un formato seguro y estándar, se puede abrir con casi cualquier dispositivo sin límites o problemas. En esta publicación, describiremos cualquier operación que pueda resultar útil para saber cómo crear un documento PDF. Le mostraremos los pasos para abrir y guardar un documento en este formato popular desde una aplicación de escritorio y discutiremos las opciones disponibles para la creación de archivos PDF desde otros tipos de archivos.
1. ¿Por Qué Crear un Documento PDF?
Crear un archivo PDF como formato de presentación de documentos es cada vez más común en la actualidad, debido a que permite tener la ventaja de dar una presentación complete de un archivo en múltiples plataformas. Esta ventaja se vuelve indispensable para aquellos usuarios que necesitan proporcionar contenido digital a sus clientes y/o para aquellas empresas que desean ganar una ventaja en la calidad y usabilidad de sus documentos.
La manera más común de crear un archivo PDF es utilizar una herramienta de edición de texto para crear un documento y luego exportarlo en este formato. Algunos productos específicos para este propósito incluyen Microsoft Word, Apple Pages y Adobe Acrobat Pro. Estas herramientas generalmente tendrán un botón o opción en su interfaz para exportar el documento como un archivo PDF.
Una vez que el archivo ha sido creado y exportado como PDF, puedes verificar si el formato fue creado correctamente mediante la apertura del archivo en una aplicación de uso frecuente como Adobe Reader. Si el formato del documento no se ve bien en Adobe Reader, hay algunos pasos adicionales que se pueden seguir para solucionar problemas de formato en Word como exportar el archivo PDF como un archivo de imagen. Si los problemas persisten, se puede intentar otras alternativas como utilizar un conversor de archivos en línea o buscar algunas herramientas open-source para ayudar con la exportación.
2. Preparando un Documento para la Creación de PDF
Crear un Documento en Microsoft Word: Para comenzar con el proceso de creación de un documento para posteriormente convertirlo a PDF, lo primero que hay que hacer es abrir Microsoft Word. Escribir el contenido del documento dentro del editor de Word. Algunos consejos para mejorar el documento son:
- Incluir una organización jerárquica en los encabezados y subtítulos.
- Cuadriculado para separar texto de otros elementos del documento.
- Inserte gráficos, imágenes, tablas y otros elementos multimedia para mejorar el contenido visual.
Revisión del Documento en Microsoft Word: Una primera impresión es siempre importante. Después de crear el documento asegúrese de que el contenido esté bien presentado. Revisar si hay algún error de ortografía o si hay alguna regla de la gramática que debería ser corregida. Tales como texto en bruto, espacios, botones y otras cosas relacionadas con la interfaz del editor.
Exportar a PDF desde Microsoft Word: Exportar un documento de Microsoft Word a PDF es una tarea sencilla. Sólo hay que encontrar el botón correspondiente y darle click. Esto generará el documento en PDF. Una parte importante es preservar la formato elegido para el documento. Por ejemplo, para preservar el tamaño de una imagen debe marcarse la opción apropiada dentro de la interfaz de Word. Si no se realiza esta acción, algunos elementos pueden verse distorsionados después de exportarlo a PDF.
3. Guía Paso a Paso para Crear un Documento PDF
1. Utilizar una herramienta en línea para la creación de documentos PDF
Existen numerosas herramientas en línea que ofrecen la posibilidad de crear documentos PDF. La mayoría de estas herramientas son de uso gratuito y se caracterizan por su rapidez y facilidad de uso. Por ejemplo, se puede utilizar SmallPDF[https://smallpdf.com/es/pdf-creador] para crear y editar documentos PDF desde un dispositivo como una computadora o un teléfono móvil. Tan solo se debe ingresar el documento o la imagen a la plataforma, seleccionar el archivo a subir, cambiar la orientación, el tamaño de la página y, finalmente, guardar el archivo.
2. Usar un editor de texto para convertir un documento al formato PDF
Una segunda opción para crear un documento PDF es la de usar un software de edición de texto como Microsoft Word. Si el usuario generó su documento en Word, puede convertir el archivo a formato PDF de manera rápida y sencilla a través del menú Archivo – Exportar – Crear PDF/XPS – Crear PDF/XPS. El resultado será un archivo en formato PDF que se puede guardar y compartir de forma digital con un solo clic.
3. Instalar software de edición de PDF
Adicionalmente, el usuario también puede optar por descargar un software especializado en edición de PDF como Adobe Acrobat para editar libremente sus documentos PDF. Una vez descargado, el software permitirá abrir, crear, editar y exportar archivos PDF, así como agregarles marcas de agua, firmas digitales, cifrar los archivos con contraseñas y convertir archivos de otros formatos a PDF. Esta opción es la mas utilizada y recomendada.
4. Ventajas de Usar Documentos PDF
Facilidad de uso: Los archivos PDF son increíblemente fáciles de usar. No hay que preocuparse por los programas de software necesarios para verlos, como normalmente sería necesario. Simplemente descargar el archivo PDF y verlo a través de un navegador de Internet, un lector de PDF, una impresora o incluso un teléfono inteligente es suficiente para acceder a la información. Esto facilita a los usuarios el ver los archivos sin tener que preocuparse por los programas necesarios.
Guardará la información: Los documentos PDF también son ideales para la preservación de la información, ya que mantendrán su contenido y formato intactos a lo largo del tiempo. Esto significa que los usuarios pueden restringir el acceso al documento y seguramente no permitirán que se modifique o dañe la información que contienen. Además, los archivos PDF se almacenan en formatos en los que los usuarios con distintos programas de aplicaciones los puedan leer desde su PC, teléfonos inteligentes o libros electrónicos.
Ahorro de espacio en disco: Una de las principales ventajas de usar archivos PDF es el ahorro de espacio en disco. Los documentos PDF son muy compactos y esto significa que se necesitará menos espacio para guardarlos en el disco duro. Además, los usuarios también pueden comprimir los archivos PDF para incrementar aún más el ahorro de espacio.
5. Requerimientos de Software para Crear Documentos PDF
Para crear documentos PDF, necesitarás contar con el software correcto. Algunos programas populares para crear PDFs incluyen: Adobe Acrobat DC, Microsoft Word, Libre Office y Google Docs.
Adobe Acrobat DC es la más comúnmente usada para trabajar con PDFs. Esta herramienta proporciona la capacidad de crear, editar, combinar y ver archivos PDF. Puedes crear documentos PDF desde cualquier programa, como Microsoft Word. Acrobat también permite ver, firmar y realizar comentarios en los documentos PDF. Si necesitas tener un control total sobre la edición, además de la visualización de los archivos, entonces esta sería la opción ideal.
Microsoft Word también ofrece la opción de guardar archivos como documentos PDF. Una vez que hayas realizado los cambios en el documento, como completar, ediciones y agregar contenido, tendrás la opción de guardar el documento en formato PDF en la barra de herramientas. Estas opciones permiten elegir si deseas guardar el archivo en formato de impresión o para envío. Microsoft Word ofrece ventajas como control y edición de documentos sin recurrir a un software externo.
Libre Office es un editor de documentos libre y gratuito, que ofrece características similares a Microsoft Word. Incluye herramientas para crear, editar, compartir y guardar documentos en formato PDF. Tiene la opción de guardar documentos directamente como archivos PDF. Con Libre Office, también puedes aplicar seguridad a los archivos PDF para que el contenido no pueda ser cambiado o modificado. Esta aplicación cumple una funcióm similar a Microsoft Word, haciéndola una opción ideal para los usuarios de presupuestos reducidos.
6. Software Gratuito para Crear Documentos PDF
Aprender a crear archivos en formato PDF gratuitamente es muy sencillo gracias a las herramientas que se encuentran en línea. Esta sección detallará los pasos a seguir para generar los documentos PDF sin costo alguno.
Google Docs es una gran alternativa para generar documentos en este formato. Los pasos a seguir para exportar un archivo desde aquí son los siguientes:
- Accede al panel de creación de documentos de Google Docs
- Crea el documento que desees incluyendo imágenes, textos, logos y demás materiales necesarios
- Dirígete al menú donde encontrarás la opción de Exportar
- Elige la opción de descargar en formato PDF para disponer de tu documento
SmallPDF es otra herramienta muy interesante para la conversión de archivos en formato PDF. Esta plataforma permite convertir un documento con sólo unos pocos pasos. A continuación, se muestran los procedimientos a seguir para la generación de los documentos:
- Accede al sitio web oficial de SmallPDF
- Selecciona la herramienta que desees usar para la transformación de documentos
- Sube el archivo desde tu dispositivo o desde una plataforma como Google Drive o Dropbox
- Espera unos segundos para que el archivo sea convertido
- Descarga el documento PDF para guardarlo en el dispositivo
LibreOffice es una aplicación gratuita en línea que ofrece versiones para distintos sistemas operativos como Windows, Mac OS y Linux. El procedimiento para crear documentos en formato PDF mediante esta herramienta es el siguiente:
- Accede a la página de descarga de LibreOffice
- Instala el programa en el dispositivo
- Ejecuta el programa y selecciona la aplicación que desees usar
- Crea el documento como lo harías normalmente
- Dirígete al menú de guardar como y selecciona la opción PDF
7. Compartir Documentos PDF Correctamente
Compartir Documentos PDF de Manera Correcta:
Cuando compartimos documentos PDF, es importante seguir algunos pasos para el correcto proceso. Para empezar, el formato PDF es ampliamente utilizado por su estabilidad y almacenamiento seguro. Por lo que, compartir documentos PDF puede ser la solución adecuada para ciertas situaciones.
Primero paso: Preparar el documento. Antes de compartir un documento PDF, debes preparar el mismo. Esto implica editarlo, subrayar, agregar numeración, entre otras cosas necesarias. Existen diversas aplicaciones y herramientas gratuitas, como Adobe Acrobat Reader, Libre Office, Foxit Reader que simplificarán el trabajo.
Segunda Parte: Compartir el documento. Una vez el documento está listo, tendremos que compartirlo. Esta tarea puede llevarnos tiempo, por lo que existen programas y aplicaciones diseñadas específicamente para la tarea. Muchos programas para compartir archivos permiten mantener un control absoluto sobre la circulación de los archivos compartidos. Son seguros, rápidos y no ocupan mucho espacio en el disco duro.
Ahora que tienes los conocimientos necesarios para compartir documentos PDF de forma segura, úsalos siempre que sea necesario. No olvides seguir cuidadosamente los pasos anteriores, para que la distribución de documentos PDF se haga de forma correcta. Con la información presentada, con un poco de imaginación y esfuerzo extra, esperamos que hayas aprendido cómo crear un documento PDF exitoso. Los archivos PDF son una herramienta útil y fácil de usar para compartir documentos, si bien hay otros muchos programas y formatos de archivos disponibles, este puede ser una opción interesante para aquellos que buscan un soporte seguro y de fácil acceso. Así que, ¡manos a la obra y buena suerte!
